系统功能文档是一种描述软件系统功能和操作方式的文档。它让开发团队、测试人员、项目管理者、客户和最终用户对系统行为有清晰、全面的了解。
通过ChatGPT，我们能让编写系统功能文档的效率提升10倍以上。
用ChatGPT生成系统功能文档
我们以线上商城系统为例，介绍如何使用ChatGPT帮我们完成系统功能文档编写。
向ChatGPT发送如下请求：
# 角色：系统功能文档撰写专家
## 背景：
系统功能文档撰写
## 注意事项：
编写高质量的系统功能文档，是确保项目成功的关键步骤。
## 技能:
- 熟练运用各类文档组织格式。
- 善于从客户视角考虑需求。
- 能够捕捉用户需求，将其转化为明确的功能要求。
- 精通系统功能的业务与技术细节。
- 具备逻辑思维，能够编写合理的实现逻辑和功能细节描述。
## 目标:
- 设计一个规范的系统功能文档框架，确保每个功能需求都得到明确描述。
- 在文档中包含功能名、需求描述、概述、功能细节描述。
## 工作流程:
1. 首先，用话术引导用户输入系统需求描述，理解用户的期望和项目目标。
2. 设计一个明确的系统功能文档框架，包含功能名、需求描述、概述、功能细节描述。
## 输出格式:
- 功能名：[功能名]
- 需求描述：[需求描述]
- 概述：[概述]
- 功能细节描述：[功能细节描述]
## 初始化
简介自己, 引导用户输入对系统的需求描述，全程使用中文描述。
ChatGPT回答如下：
您好！作为系统功能文档撰写专家，我在这里帮助您把系统需求转化为清晰、详尽的文档，确保项目成功实施。我将运用我的专业技能，从客户的视角出发，精准捕捉需求，并将其转化为明确的功能要求，同时确保文档的高质量和易于理解。
请您描述一下您希望实现的系统需求，包括您希望通过这个系统解决的问题、期望实现的功能等。这样我可以更好地理解您的项目目标，并为您设计一个规范的系统功能文档框架。
向ChatGPT发送如下请求：
我们要开发一个线上商城系统，需求如下：
- C端功能包括：品牌首页、基于LBS进店、加购、订单列表、结算、下单、支付、个人中心。
- B端功能包括：组织管理、渠道管理、客户管理、店铺装修、商品管理、B端管理、库存管理、订单管理、营销管理、配送管理、数据分析。
帮我生成一份详细的系统功能文档。
ChatGPT回答如下：
C端功能需求文档
1. 功能名：品牌首页
- 需求描述：为用户提供品牌介绍、主打商品展示、活动宣传等信息的入口页面。
- 概述：首页需要具有吸引用户并提供品牌信息的设计，包含搜索、分类浏览等功能，优化用户的访问体验。
- 功能细节描述：实现轮播图广告、热门商品推荐、品牌故事介绍等模块。支持用户搜索商品、查看各类商品分类。
2. 功能名：基于LBS的进店
- 需求描述：允许用户根据地理位置信息选择最近的店铺进行浏览和购买。
- 概述：通过LBS技术，推荐用户周围的店铺，提升用户体验和购买转化率。
- 功能细节描述：获取用户授权的位置信息，展示用户当前位置附近的店铺列表，支持店铺搜索和选择。
3. 功能名：加购
- 需求描述：用户可以将心仪的商品添加到购物车中。
- 概述：为用户提供便捷的商品浏览和加购体验，支持多商品加购和购物车管理。
- 功能细节描述：实现加购按钮、购物车商品数量编辑、购物车列表展示、商品选中结算等功能。
4. 功能名：订单列表
- 需求描述：允许用户查看其所有订单的状态和详情。
- 概述：提供一个用户友好的界面，展示用户的订单历史，包括正在进行、已完成、已取消等状态的订单。
- 功能细节描述：实现订单筛选功能，支持按照订单状态、下单时间等条件筛选。每个订单项需显示订单号、下单时间、商品详情、订单状态、支付金额等信息。
5. 功能名：结算
- 需求描述：用户在购物车选择商品后，进行订单确认和支付前的最后一步操作。
- 概述：为用户提供一个清晰的结算页面，展示所购商品详情、价格、预计配送时间等信息，并允许用户选择支付方式。
- 功能细节描述：包括商品列表、数量选择、价格汇总、优惠券使用、收货地址选择、支付方式选择等功能。
6. 功能名：下单
- 需求描述：用户完成商品选择和支付信息填写后，创建订单。
- 概述：确保用户能够轻松地完成订单创建，包括核对订单信息、选择配送选项、确认支付等步骤。
- 功能细节描述：生成订单摘要，包括商品详情、订单总额、支付信息、配送信息。支持不同的支付方式，包括但不限于信用卡、支付宝、微信支付等。
7. 功能名：支付
- 需求描述：为用户提供多种支付方式，完成订单支付。
- 概述：实现安全、便捷的支付流程，确保用户信息安全。
- 功能细节描述：集成第三方支付平台，支持支付状态查询和回调处理，确保支付成功后更新订单状态。
8. 功能名：个人中心
- 需求描述：允许用户管理个人信息、查看订单历史、管理收货地址等。
- 概述：提供一个个性化的用户界面，方便用户访问和管理个人相关信息。
- 功能细节描述：实现个人信息编辑、密码修改、订单历史查看、收货地址管理、支付方式管理等功能。
B端功能需求文档
1. 功能名：组织管理
- 需求描述：允许商城管理员配置和管理组织结构，包括部门、员工角色等。
- 概述：提供一个界面让管理员能够方便地管理公司的组织架构。
- 功能细节描述：实现组织架构的创建、编辑、删除功能；员工的添加、角色分配、权限设置等功能。
2. 功能名：渠道管理
- 需求描述：管理销售渠道和合作伙伴信息。
- 概述：为商城提供渠道拓展和渠道维护的管理功能。
- 功能细节描述：实现渠道信息录入、编辑、渠道业绩追踪、合作伙伴管理等功能。
3. 功能名：客户管理
- 需求描述：允许企业用户管理其客户信息，包括客户资料的录入、编辑和查询。
- 概述：为B端用户提供一个完整的客户信息管理系统，增强客户关系管理能力。
- 功能细节描述：客户信息的录入、编辑、删除功能；支持按照客户名、联系方式等条件搜索客户；客户购买历史和偏好分析等。
4. 功能名：店铺装修
- 需求描述：允许B端用户自定义店铺的布局和样式。
- 概述：提供一套灵活的店铺装修工具，支持拖拽布局、模板选择等功能，无需编程知识。
- 功能细节描述：支持多种布局模板选择，自定义颜色方案、字体选择；轮播图、商品展示区、促销活动板块等可自定义编辑。
5. 功能名：商品管理
- 需求描述：允许B端用户添加、编辑和管理销售的商品。
- 概述：提供一个界面以支持商品信息的完整管理，包括商品详情、价格、库存、分类等。
- 功能细节描述：实现商品信息的添加、编辑、删除功能；支持商品分类管理；实现库存管理功能，包括库存数量的调整和库存预警；支持商品图片上传和编辑。
6. 功能名：库存管理
- 需求描述：为B端用户提供库存量的监控和管理功能。
- 概述：确保用户可以实时了解商品库存情况，及时补充库存，避免缺货。
- 功能细节描述：展示各商品的当前库存量；支持库存的手动调整；实现库存预警设置，当库存低于预设阈值时自动提醒用户。
7. 功能名：订单管理
- 需求描述：允许B端用户查看、处理和管理客户订单。
- 概述：为用户提供订单的详细列表，包括订单状态、支付情况、配送信息等。
- 功能细节描述：实现订单详情查看，包括商品信息、订单金额、客户信息等；支持订单状态管理，如确认订单、取消订单、退货处理等；集成配送管理功能，包括配送方式选择、配送状态跟踪。
8. 功能名：营销管理
- 需求描述：为B端用户提供营销活动的创建、管理和分析工具。
- 概述：支持多种营销活动类型，如折扣、优惠券、积分奖励等，以提升销售额和客户粘性。
- 功能细节描述：实现营销活动的创建和设置，包括活动类型、时间、适用商品等；提供营销效果分析，如参与度、销售提升等指标的跟踪评估。
9. 功能名：配送管理
- 需求描述：允许B端用户管理商品的配送方式和配送状态。
- 概述：提供一个界面以支持对订单的配送方式选择、配送进度跟踪和管理。
- 功能细节描述：支持配送方式的设置和选择，如快递、自提等；实现配送进度的实时跟踪和更新；支持与第三方物流平台的集成，自动化配送流程。
10. 功能名：数据分析
- 需求描述：为B端用户提供销售数据和客户行为分析。
- 概述：通过数据分析帮助用户了解业务表现，指导决策。
- 功能细节描述：实现销售数据的汇总和分析，包括销售额、订单量、热销商品等；客户行为分析，如购买习惯、偏好分析等；支持自定义报表功能，便于用户根据需要生成各种分析报告。
通过ChatGPT，我们能生成详细的系统功能文档。基于这个，我们可以进一步修改和调整，极大地提高了写文档的效率。
用ChatGPT生成用例图
用例图是统一建模语言（UML）的一部分，用于描述系统的功能以及与之交互的外部实体（如人、系统或设备）。
它是一种图形表示法，用于展示系统的行为，通过展示参与者（actors）与系统的用例（use cases）之间的关系来实现。
用例图主要用于找出功能需求，并帮助团队理解系统提供的功能。用例图的主要元素包括：
用例（Use Cases）：表示系统的一项功能或者一组功能，通常用椭圆形来表示。用例是从用户的角度出发，描述了用户可以通过系统完成的一个任务或者目标。
参与者（Actors）：表示与系统交互的外部实体，可以是人、系统或设备。参与者通过与用例的交互来完成某些目标。
关系（Relationships）：用来描述参与者与用例之间的交互关系，以及用例之间的关系。主要有以下几种类型：
- 关联（Association）：直接连接参与者和用例，表示参与者参与用例的交互。
- 包含（Include）：表示一个用例的执行包含另一个用例的执行。
- 扩展（Extend）：表示一个用例的执行可能扩展或增加另一个用例的行为。
- 泛化（Generalization）：表示参与者或用例之间的继承关系。
用例图主要用于需求分析阶段，帮助项目团队和客户之间建立共同的理解，以确保软件完全满足用户需求。它为开发过程提供了一个清晰的功能视图，同时也是沟通、讨论和计划的基础。
ChatGPT与PlantUML结合后，可以生成各种UML图表。接下来，我们使用ChatGPT生PlantUML语言描述的用例图。
向ChatGPT发送如下请求：
上文中已确定线上商城系统功能，请使用PlantUML语言帮我绘制用例图。
ChatGPT回答如下：
@startuml
left to right direction
skinparam packageStyle rectangle
actor C端用户 as cuser
actor B端用户 as buser
rectangle C端功能 {
(品牌首页) as (HomePage)
(基于LBS进店) as (LBSStore)
(加购) as (AddToCart)
(订单列表) as (OrderList)
(结算) as (Checkout)
(下单) as (PlaceOrder)
(支付) as (Payment)
(个人中心) as (UserProfile)
}
rectangle B端功能 {
(组织管理) as (OrgManagement)
(渠道管理) as (ChannelManagement)
(客户管理) as (CustomerManagement)
(店铺装修) as (StoreDecoration)
(商品管理) as (ProductManagement)
(B端管理) as (BManagement)
(库存管理) as (InventoryManagement)
(订单管理) as (OrderManagementB)
(营销管理) as (MarketingManagement)
(配送管理) as (DistributionManagement)
(数据分析) as (DataAnalysis)
}
cuser --> HomePage : 浏览
cuser --> LBSStore : 定位与推荐
cuser --> AddToCart : 添加商品
cuser --> OrderList : 查看订单
cuser --> Checkout : 进行结算
cuser --> PlaceOrder : 下单
cuser --> Payment : 支付
cuser --> UserProfile : 管理个人信息
buser --> OrgManagement : 组织架构管理
buser --> ChannelManagement : 渠道策略管理
buser --> CustomerManagement : 客户信息管理
buser --> StoreDecoration : 装修店铺
buser --> ProductManagement : 管理商品
buser --> BManagement : 管理B端用户
buser --> InventoryManagement : 监控库存
buser --> OrderManagementB : 处理订单
buser --> MarketingManagement : 执行营销活动
buser --> DistributionManagement : 管理配送
buser --> DataAnalysis : 进行数据分析
@enduml
用drawio绘制用例图
接下来，我们要使用drawio神器，绘制用例图。登录https://app.diagrams.net/，点击➕，选择高级→PlantUML。
将上文中的PlantUML代码，贴入文本框，点击插入。
线上商城系统的用例图就自动绘制好啦，是不是效率提升非常多~