如何写好一篇技术型文档
周智 2022/1/20
参加工作时间久一点的工程师应该有这样一个体会：自己平时代码写得再多再好，可一旦要用文档去描述或者表达某一个事情或者问题时，都感觉非常困难，无从下手，不知道自己该写什么不该写什么；或者费了九牛二虎之力写出来的东西没法满足要求，需要再三去修改调整。这其中的主要原因我归纳有两点：
以上两点其实都可以通过平时多练、多写、多梳理的方式去弥补，比如周期性的博客总结和记录。但是，如果你能刻意系统性地去补充一些关于“技术型写作”的理论知识，一定能够事半功倍。这就像我们刚学编程时，一顿学、一顿模仿，但是总感觉缺了点什么，自己再努力发现深度还是不够。这时候，我们需要做的是看一本高质量的经典书籍，书籍能帮我们梳理知识点、总结各种碰到过的问题，从理论上解答我们心中各种疑惑，将之前的野路子“正规化”。
下面是我根据平时的一些积累，将技术型写作的理论知识归纳成10个要点：
- 1 搞清楚主谓宾
- 2 不滥用代词、过渡词和标点符号
- 3 多用强势动词，少用形容词和副词
- 4 正确使用术语
- 5 正确使用段落
- 6 适当使用列表和表格
- 7 一图胜千言
- 8 统一样式和风格
- 9 把握好整体文档结构
- 10 明确文档的目标群体
1 搞清楚主谓宾
文档主要由段落组成，段落由句子组成，而大部分句子又由“主谓宾”组成（可能有些场合省略了，但是读者可以通过上下文轻松get到）。主谓宾是主干骨架，其他内容可以看作是句子的修饰，主干骨架是决定句子是否垮掉的主要原因。现在很多人可能已经忘记了句子的基本构成，毕竟以汉语为母语的人，大概率是不太会关心这些“细节”，就像说英语的国家可能不太关心am is are一样，你说哪个人家都理解。但是，文档中的一句话读起来是否别扭，大多数时候是由句子构成决定的。在不考虑文档上下文的情况下，如果一个句子能包含正确的主语、谓语和宾语（可选），那么它读起来至少是很顺口的。下面举一个明显搞不清主谓宾的例子：
尽管你能读懂作者想要表达的意思，但是这句话读起来还是太别扭。“传统图像处理算法”应该算是主语，后面的“通过…”这句不完整，“极易受…干扰”这句还可以，“…造成误检”算是谓语宾语，但是这里用错了动词，为什么是“算法造成误检”，难道不是“周围环境相近颜色干扰造成误检”吗？
这句话的主干内容是：算法极易受…影响而…。正确的表述应该类似下面这样：
我们用过渡词（因为...所以…）将原来的句子拆成了前后两个部分，前面部分的主语是“传统图像处理算法”，谓宾是“识别烟火”；后半部分的主语是“它”，谓宾是“出现误检”。经过调整后，前后两个部分的主语是同一个：传统图像处理算法。下面再直观看一下修改之后的句子主干骨架：
如果你觉得用“因为…所以…”不太好，那么可以再换一种表述：
第一句还是跟之前一样，主语是“传统图像处理算法”，第二句主语变成了“干扰”，谓宾是“造成误检”。下面我们直观地看一下修改之后的句子主干骨架：
最后再举一个错误的例子：
上面这个句子的作者完全没搞懂谁是主语，谁是谓语。感兴趣的童鞋可以试着修改一下，改成你认为正确的表述。
2 不滥用代词、过渡词和标点符号
2.1 不滥用代词和过渡词
中文文档中的代词主要有：你我他她它、其、前者、后者、这样、那样、如此等等，过渡词主要有：因为/所以、不但/而且、首先/然后等等。下面这张表格列举了一些常见的代词和过渡词及其常用场合：
表2-1 代词和过渡词举例
代词和过渡词就像标点符号一样，容易被滥用。代词滥用主要体现在作者在使用它们的时候并没有搞清楚它们代表的究竟是谁，是前一句的主语、还是前一句的宾语或者干脆是前一整句话？过渡词滥用主要体现在作者在使用它们的时候并没有搞清楚前后两句话的逻辑关系，是递进还是转折或者是因果？（过渡词滥用频率要低很多，毕竟搞清楚前后句子逻辑的难度要小）接下来举几个滥用代词和过渡词的例子：
上面这个句子中出现了两个代词“它”和“其”，抛开句子内容本身对错不论，第二个代词指向的对象其实并不明确，“其”指的是“指针”、“面向对象”还是“C++语言”？或者是指“C++语言同时支持...两个特性”这个陈述？像这种有歧义的场合，我们应该少用代词，尽量用具体的主语去代替：
如果你一定要用代词，那么调整一下可能更好：
再读一读，你是不是没有感觉到歧义了？我们在“支持”前面增加了一个“同时”，然后将代词换成了“这个”，现在这个代词指的是“C++语言同时支持...两个特性”这个陈述，修改后整个句子的意思更明确。
我们再来看另外一个滥用代词的例子：
对于大部分人来讲，上面这段没什么问题。代词“前者”指的是压缩、“后者”指的是裁剪，原因很简单，因为单词Resize对应的是压缩、单词Crop对应的是裁剪。但是这段话如果拿给没有任何知识背景的人去读（大概率可能是找不到这种人），恐怕会存在歧义，主要原因是代词前面提到了很多东西，“前者”和“后者”指向不明确，到底是指“解码”、“输出单张图片”还是后面的“压缩”和“裁剪”？下面这样调整后，整段话的意思更加明确：
我们去掉了代词，直接用具体的主语来代替，句子意思非常明确。如果你一定要使用代词，那么也可以这样调整：
上面这段话还是使用了代词“前者”/“后者”，但是我们修改了标点符号，并且增加了一个过渡词“同时...”，这样做的目的是让读者知道虽然整段话说的是同一个东西，但是前后的句子已经分开了，为我们后面使用代词做好准备。
好的，现在我们来总结一下在技术型文档编写过程中使用代词时的一些有价值经验：
2.2 不滥用标点符号
接下来我们再看另一个，标点符号的滥用要普遍很多，其主要原因是：标点符号的使用并没有非常明确的对错之分。至少对大部分人而言，使用句号还是逗号其实并没有什么严格的评判标准，只要不出现“一逗到底”的极端情况，其余大概率都OK。下面这张表格是我根据以往经验，总结出来的应用于技术型写作时中文标点符号使用规则：
表2-2 常用标点符号
上面这张表格基本涵盖了常用的中文标点符号，其中有一小部分在技术型文档中不太常见，比如感叹号、破折号，这些符号多多少少带有某种感情色彩，不太适合用于技术型文档编写。前面已经简单概括了一下各个符号的使用场合，下面挑几个容易出错的再一一详细说明：
上面这段话属于典型的“一逗到底”的例子。作者从C++语言说到了面向对象思想，最后总结大部分计算机编程语言都支持面向对象。我们如果将整段话拆开来看，其实它想表述的是3个内容，每个内容之间最好使用句号，停顿时间稍长一些。我们调整之后的效果是：
接下来我们再看看分号的使用。根据我个人经验，分号常用在列表场合，下面举一个例子说明：
上面是一个有序列表，列表中的各项内容是一个短语。当列表中各项内容是短语或者句子的时候，除最后一项之外其余项目结尾一般都使用分号（注意，同一个列表中各项的格式最好都保持一致，要么都是短语，要么都是单个的名词，这个后面专门讲列表的时候会提到）。如果列表中各项内容只是一个名词时，那么结尾就可以不用标点符号：
上面是一个无序列表，列表中的各项内容是一个名词，这时候名词结尾处不需要添加任何标点符号。
我们最后再来看一下小括号的使用场合。在技术型文档中，小括号主要用于对前面的名词、短语或者句子进行补充说明，比如当文档中出现缩写词汇时，我们会在它的后面增加一个小括号，在括号里面注明该缩写词汇的全称。下面举一个使用小括号对缩写词汇解释说明的例子：
上面这段话主要讲API是什么、可以干什么。它是Application Program Interface三个单词的简称，为了让读者更清楚该术语的定义，作者可以选择在第一个“API”出现的位置增加一个小括号，并将术语全称补充进来，之后的整个文档无需再重复该操作（后面会单独提到术语全称和简称的运用规则）。
除了能对缩写词汇进行解释说明之外，小括号还可以用于对前面整个句子进行补充说明，再看下面这个例子：
上面这段话其实前面已经出现过，最后小括号里面的内容主要是为了对它前面一句话进行补充。如果补充性说明内容太长，比如要好几句话才能起到补充的作用，那么这个时候我们就不应该再使用小括号了，可以考虑调整句子结构，然后将补充性的内容当作段落主体的一部分。
关于代词、过渡词以及标点符号滥用的内容就讲到这里，其中有一些内容是我个人的写作喜好，其实并没有非常明确的对错之分，比如前面讲到列表中分号的使用，很多人这时候可能选择使用句号。大家可以根据自己的判断去处理这种模棱两可的场景，当然一些比较确定的规则，比如当列表项只有名词的时候，列表项结尾不要使用任何标点符号，这一点还是比较确定的。
3 多用强势动词，少用形容词和副词
3.1 强势动词和主动语句
很多人可能第一次听到“强势动词”这个说法，陌生还难以理解。如果将它翻译成英文，对应的单词应该是“Strong Verbs”，意思是强有力的动词，你可以理解为：听起来动作幅度大、冲击力强的那一类动词。打个比方，假如“走”是弱势动词，那么“跳”就是强势动词；假如拿刀“切”是弱势动词，那么拿刀“砍”就是强势动词。下面这张表格列举了一些强势/弱势动词的例子：
表3-1 强势/弱势动词对比
上面列出了10对强势/弱势动词，我们观察可以发现：弱势动词一般无法正确表达问题/事情的真实情况。在技术型文档编写过程中，虽然我们不能借助词汇使用、句子构成以及标点符号等手段去传递感情倾向，但是也不能掩盖真实准确的内容表达。
在提到强势动词时，我们还要注意“主动语句”和“被动语句”的区别。在技术型文档编写过程中，应该尽量少使用被动语句。下面这张表格列举了一些主动/被动语句的例子：
表3-2 主动/被动语句对比
上面表中第5项（带*号）严格来讲不算被动语句，但是在技术型写作过程中，我们应该避免使用“...是...的。”这种句式，该句式太过口语化。尽量少用被动语句的原因有以下三个：
那么被动语句是不是完全不让用了呢？当然不是。仔细的读者可能已经观察到了前面在举例的时候我们有这样一段话：
上面第一句中的“...于”其实就是被动语句，像“C++语言发明于...”、“该文档编辑于...”这些都算被动语句，由于宾语（这里是C++语言）更重要，所以默认省略了真实主语（某某发明C++语言，可是某某在这里不太重要）。这类句子结构有一个特点就是：宾语比真实主语重要，所以放到句子的开头位置。
3.2 少用形容词和副词
技术型文档讲究的是一个“准”字，它不像小说、散文之类的文学作品带有很强的感情色彩，也不同于网络博客可以掺杂一些非正式词汇，更不能跟Marketing Speech（营销话语）一样常常夸大其词。为了做好前面说的“准”，技术型文档应该尽量少用形容词和副词，因为这些词语大部分都属于“主观”表达。下面举几个使用形容词和副词的例子：
上面这段话使用了好几个副词和形容词，比如“尽可能”、“非常”、“高”。如果是技术型文档，这段话建议调整为：
我们用具体的数值替换了原来的形容词和副词，并且直接删掉了最后一句话，最后一句话在技术型文档中起不到任何作用。下面这张表格列举了部分形容词和副词使用不恰当的场合：
表3-3 形容词/副词使用不恰当举例
最后，我们来总结一下：
4 正确使用术语
这里提到的术语分两种：一种是计算机领域通用的专业术语，像SDK、面向对象、TCP/IP、微服务等等这些名词，它们基本已经被大众接受和理解，我们在编写文档的时候不能随意再重新去命名、调整或者改变拼写（将“TCP/IP”写成“Tcp/ip”）；另外一种是当前文档需要定义的术语，这种术语只有在当前文档上下文中才有效。我们在编写技术型文档时，通过自己的判断，如果认为文档读者缺乏对相关术语（不管是前面哪一种）的理解，我们都应该在文档靠前位置给出对术语的解释说明，也就是我们平时文档中常见的“名词解释”。
表4-1 名词解释举例（*为自定义术语）
有些文档可能篇幅比较短，并不是传统意义上的需求设计类文档，比如对某个线上问题分析的结果汇报、对某个模型检测效果的验证报告、或者研发阶段性的工作总结。这些文档由于本身内容就不多，大部分可能直接进入主题，这时候如果还要在文档中专门增加一块名词解释的版块（并且总共也就一两个术语），就显得比较突兀。
另外一种对术语进行解释说明的方式是用我们前面提到的小括号，我们可以在术语后面增加一个小括号，然后在括号里添加补充说明。这种方式很便捷，但是只适合简单的场景，比如在小括号里面补充术语的全称或者简称，或者只做简单的解释说明。如果对一个术语的解释内容很长，就不太适合用这个方法，下面举一个错误的例子：
上面这个术语解释内容太长，不太适合使用小括号的方式，这种情况要么在文档正文中专门对FVM进行解释，要么在小括号中只给出FVM的英文全称即可：
使用小括号去做术语解释还需要注意一点的是：只需要在术语第一次出现的时候做一次解释即可，不需要重复多次。下面举一个重复的错误例子：
上面对术语FVM的解释重复了两次，这种做法是错误的，第二次我们可以直接去掉。
有些术语存在全称和简称，我们熟悉的SDK全称是“Software Development Kit”，但是现在基本没有人再去使用它的全称。像这种简称已经被大众熟知的术语，我们就不能再标新立异的去用它的全称。另外一些在文档中自定义的术语，文档作者为了便于阅读可能也会提供一个简写的版本，在这种情况下，文档前后应该保持一致，即：要么整篇文档都用全称，要么都用简称，尽量做到一致。下面举一个全称简称使用不一致的例子：
上面这段话中，前半部分作者使用“IVA”简称（小括号中做了全称说明），但是在后面一句话中作者又使用了全称“智能视频分析”，这种做法没有遵循统一原则。不仅同一段落应该保持统一，整篇文档也应该做到统一，术语在文档中第一次出现时是简称，那么整篇文档都应该用简称，反之亦然。
最后我们来总结一下，在技术型文档中使用术语时需要注意的一些事项：
5 正确使用段落
5.1 单一职责
与面向对象编程中“类的单一职责原则”一样，文档中的句子（特指以句号结尾的一句话）、段落也应该遵循“单一职责原则”。前面讲标点符号的时候已经提到过，同一段话中前后关联性不大的两句话之间用句号，这样可以保证每句话想要表达的是相对独立的内容。段落也一样，一个段落只陈述一个主题，可以保证段落的句子不会太多、内容不会太长，便于读者阅读和理解。下面举一个段落使用错误的例子：
上面这段话的第一句已经明确了段落主题：Excel能高效地组织数据。可是，这段话中间却穿插了一个不相干的句子，说Excel具备数学功能，能够做一些数学操作，这句话显然跟本段主题不一致，我们需要将其去掉：
5.2 好的开头语
除了要保证段落的“单一职责”之外，我们还需要给每个段落一句“好的”开头语。那么什么是好的开头语呢？好的开头语要能让读者读完之后就能猜到文档作者在本段中想要陈述的主题，其实就是概括性的句子。还是以上面那段话为例子，它的第一句话“Excel提供一个组织数据的高效方法”其实就是很好的开头语，它提示本段内容主要讲Excel如何高效地组织数据。如果我们将上面那段话的开头调整一下，那么效果明显就差了很多：
读者读完上面第一句话后，可能还是很懵，需要读完整段话才能明白文档作者在本段中想要表达的意思。段落的开头语可以通过提炼段落内容得到，我们可以在段落写完之后回过头提炼一句话作为本段的开头语，下面这段话描述代码中循环语句的作用：
上面的这段话本身没什么问题，主要介绍循环语句的功能和应用场合。但是如果我们提炼一下，在段落开头增加一个更好的开头语，效果可能会提升很多：
上面开头第一句话就说清楚了循环结构的特点，读者读完第一句话基本就知道整段内容要讲什么。一个好的开头语能够节省读者的时间，因为并不是每个读者都有兴趣去阅读整段的内容，开头语可以给读者“是否继续读下去”一个参考。
5.3 控制段落长度
控制段落长度并没有一个明确的标准，它只是一个非常主观的说法。如果文档中某个段落内容太长（比如那种一段话就占半页Word），作者自己应该反复阅读几次再对段落做一些精简，这样既可以节省读者的时间，大概率也能提升意思表达的准确性。同样，也不太建议文档频繁出现小段落，比如整段内容只有一两句话那种，这个时候可以考虑段落合并或者稍微扩充一下内容。
最后我们来总结一下，在技术型文档中如何正确使用段落：
6 适当使用列表和表格
文字相对来讲其实是一种效率比较低的表达方式。如果你想让人快速地去理解你要表达的意思，图片应该是最好的一种方式，但是图片有一个缺点就是：有时候它只能从宏观上去表达，无法体现其中细节。当我们想要尽可能直观地去陈述内容，又想尽可能多的包含细节时，我们可以考虑使用列表或者表格。有些读者非常抵触大段大段的文字（尤其在技术型文档中），一种改进方法是前面提到的“控制段落长度”，尽量让段落内容精简、单一；再一个就是看看段落内容是否能以列表或者表格的方式去呈现，这种方式可以给人“严谨、清晰”的感觉。
6.1 使用列表
列表简单来讲就是将你原来用段落方式呈现的内容改用项目（Item）的方式去呈现，一般它主要用于枚举、过程描述或者要点归纳等场合。列表中的各项可以是名词、短语，甚至是句子，各项目之间有严格顺序要求的列表叫“有序列表”，相反并没有严格顺序要求的列表叫“无序列表”。下面是以段落的方式陈述小张今天所做的事情：
上面这段话本身没什么问题，用了合理的标点符号和过渡词，读起来清晰明了。但是，如果在技术型文档编写中，能将这段话改用列表的方式呈现，起到的效果会更好：
我们将原来的一段话拆成了两个列表，并在每个列表前面做了一个“引入说明”（以冒号结束），介绍了接下来列表的背景上下文。第一个列表是无序列表，因为原文并没有突出强调小张白天在公司每项工作之间的前后关系（无顺序要求），只是一个归纳统计；第二个列表是一个有序列表，原文很明显强调了小张晚上回家之后做事的先后顺序（最后一项还给出了具体时间）。在技术型文档中，合理地运用列表这种方式去呈现内容可以给人一种“逻辑严谨、思路清晰”的感觉，让读者更相信你讲的内容。
在使用列表时，我们应该确保列表中各项内容结构一致，即：要么都是名词，要么都是短语，要么都是句子。这个原则既能保证你使用列表的初衷（逻辑严谨、思路清晰），也能让读者读起来更舒服。下面是一个错误使用列表的示范：
上面列表一共包含3项，每项的内容结构各不相同，第一项是一个名词，第二项是一个句子，第三项是一个短语。我们将结构统一后，可以调整为下面这样：
上面是将列表中各项内容修改为短语，我们还可以换另外一种方式：
上面是将列表中各项内容修改为名词，由于是名词，每项结尾处不使用任何标点符号（参见前面专门讲标点符号的章节）。下面是对列表运用的总结：
6.2 使用表格
表格其实跟面向对象有一定联系，大部分时候表格中的一行相当于一个对象，表格中的列相当于对象的属性（字段），表格和面向对象组织数据的方式本质上是一致的。技术型文档中表格一般用来组织与数字有关的内容，当然也有例外，就像前面章节中用到的表格，纯粹是为了组织文本内容。
下面是在技术型文档中，使用表格时可以参考的一些经验：
在技术型文档中使用表格组织文本内容时，需要控制每个单元格的文本长度。一般情况下建议单元格中只使用短语，如果必须要用段落，也应该控制段落中句子数量（一般建议不超过2~3句）。下面是错误使用表格来组织文本内容的示范：
表6-1 三种编程语言介绍
上面是以表格的形式来介绍C、C++以及Python三种编程语言，但是在“介绍”那一列中的文本内容太长，我们可以换一种表达方式：
表6-2 C vs C++ vs Python
上面表格一共还是3列，但是现在每列代表一种编程语言，列中的每个单元格是对该语言的描述，描述内容都比较精简。如果你想继续补充内容，可以对应地增加行即可。表格的组织方式有多种多样，行可以变成列、列可以变成行，并没有严格的限制。我们只需要找一个适合自己的方式，比如上面这种每列代表一种语言，是因为该场景需要介绍的编程语言只有三种，如果数量再多点（或者数量不确定，后期会继续增加），那么表格宽度就不太够、这种组织方式就不再合适。
7 一图胜千言
人类在发明文字媒介之前，用的是图形符号。图像（或图形、图片）是所有内容表达方式中最直观的一种，同时也能提升读者的阅读兴趣。有人专门做过研究：在文档中增加图像能提升读者对文档的喜爱程度，不管这个图像跟文档内容本身是否有关系（论文链接）。也就是说，哪怕在文档中插入无关紧要的图像，读者也更愿意去尝试阅读文档中其他的内容。我们平时看别人演示PPT时，如果发现整页都是文字描述，大概率就不会有认真去听的欲望。下面是一段对双向链表的文字描述：
上面这段描述双向链表的文字本身已经非常清晰，对数据结构有一定基础的人看完文字基本就能理解双向链表的结构和应用场合（基于它的特点）。但是，如果是一个零基础的小白来看这段话，可能效果就不会太好（尤其如果这段话是作为PPT中的内容，大概不会再有更多的内容补充）。如果我们在这段话后面增加一个插图，来直观告诉读者双向链表长什么样：
上面的文本配合图片，能让读者更加直观的理解双向链表的结构特点。当文档中的文本和图片同时出现时，读者大概率会先看图片，然后再结合文字去理解，加快文档阅读速度。
7.1 可抽象也可具体
技术型文档中的插图不一定都得是流程图、架构图、或者结构设计图这种非常具体的技术相关图片，还可以是抽象的、能形象表达文档主题的图片。下面是在技术型文档中使用卡通和漫画图片的示例：
7.2 突出图中重点
当我们想为文档添加图片时，单张图片包含的内容不宜太过复杂，图片应该能准确地表达意思。如果一张图太过复杂、或者包含了一些可能引起歧义的部分，我们可以尝试以下两种改进方式：
在技术型文档中插入复杂的系统架构图很常见，这种时候建议遵循“先宏观，再具体”的原则，循序渐进。我们不要一上来就放一张大图，还想将所有的细节都包含进去，这种想法不太现实，这不仅对你画图的技能要求很高，读者看完也容易一脸懵。下面这张图太过复杂：
上面这个例子中插入的这张图既想描述3大服务之间的交互关系、又想描述各个服务内部子模块之间的交互关系（上面只是示意图，实际情况可能比这个更复杂）。文档读者碰到这种情况可能会产生两个感觉：一是图太复杂了，很难看懂，有些地方迫于空间原因字号还小；二是我需要重点关注的点在哪里？如果遵循前面提到的“先宏观，再具体”的原则，上面这个例子可以调整为：
另外一种情况，插入的图片中包含了不相干内容，文档作者又没有给出醒目的标记，读者看完不清楚关注重点在哪里。下面是错误的示例：
上面图片在介绍Release功能时给出的图片中包含的菜单项太多，为了让读者更直观看懂图片关注点，可以将图片调整如下（左右两种都可以）：
7.3 有准确的图标题
图片是为了读者能够更直观地理解文档内容，但是图片毕竟不是文字，不同的人对同一张图片理解可能存在差异，尤其对于那种不包含任何文字的图片。因此，在文档中插入任何图片时，我们应该为它定义一个合适、贴切的标题。图标题一般是一个名词或者短语，作用跟前面讲到的表格标题一样，协助读者理解图片所要表达的含义。
8 统一样式和风格
文档的样式和风格其实跟我们写代码一样，写代码要遵守统一的代码风格（变量命名、换行规则等等），写文档也应该遵守统一的文档风格。公司或者组织一般都有自己的文档风格规范，规范会定义好正文/标题字体字号、页眉页脚、页边距、行间距、段前段后间距等等，按照规范写出来的文档风格基本就能保持一致。
对于没有规范可用的场合，文档作者可以根据自己的偏好执行即可，保证整篇文档的内容遵守相同的风格，比如文档开头和文档结尾的段落间距、列表样式、对齐方式都应该保持一致。本篇文档的主要规范定义如下：
还有另外一些比较重要的样式定义，比如列表样式（本篇文档中每个列表外面套了一个表格，表格无左右边框），还比如本篇文档涉及到了很多举例和示范，所有的举例示范都在表格中，并且表格有自己的样式（字体字号、背景颜色等等）。
9 把握好整体文档结构
把握好整体文档结构是一件非常困难的事情，这个其实跟前面讲到的文档内容本身没什么关系。文档作者在动笔之前需要有一个宏观的构思，需要在脑子里先将文档大纲梳理一遍，一级标题可以是什么、二级标题又可以是什么，然后考虑将合适的内容放到对应的章节中去。优秀的作者在正式动手之前，可能已经有了很长一段时间的思考准备，尤其对于那种非常复杂的文档。但是这种方式对一些人来讲可能不太现实，难度太大。那么这时候就只能考虑另外一种方式，动手之前先在白纸上打草稿，列出来文档大纲，然后不断修改和调整，直到满意为止。
其实不管上面哪种方式，文档结构考验的是作者组织内容的思维能力。对于一些需求、设计类型的“主流”技术型文档，考验的是作者对软件需求、系统架构的理解深度，该写什么不该写什么，写到什么程度，这些都需要作者考虑清楚，这类型的文档一般有标准的模板可以参考，大家平时写得/见得也比较多。对于另外一些“非主流”类型的技术型文档，比如对某个线上问题的分析报告、技术/原型调研类文档，这些文档一般规模比较小、也没什么参考标准，全靠作者自己去组织。
下面就以“对某个用户需求做技术性反馈”为例，抛砖引玉，简单描述一下技术型文档结构应该如何去组织：
根据上面场景说明，该需求并非硬性要求。甲方提出了一个想法，并且非常贴心地考虑到了乙方是否具备条件实现，希望给出一个实质性的答复。公司技术团队在写反馈说明文档之前，应该考虑以下两个问题：
也就是说，不管最终团队是否响应该需求，我们在文档中都要有非常实质性的内容，不应该是空话、套话。下面就以“不响应”为例，描述文档应该包含哪些内容：
需要注意的是，“响应”或者“不响应”的决定很多时候不在技术团队或者写这个文档的人手里。虽然文档中的内容应该为最终的结论服务，但是总体上不应该有偏差。
10 明确文档的目标群体
文档的目标群体是谁？这个其实应该是写文档最开始就需要明确的东西，面对不同的群体，我们文档的内容、结构包括内容描述程度都会不同。尽早确定读者有助于在构思阶段就明确文档内容边界，哪些该写、哪些不该写，该写的又应该如何去写，这些都是编写文档的大方向。